Das Lohnbüro in einem Unternehmen ist dort ein wichtiger Bestandteil. Das gilt auch für deren Mitarbeiter. Dort kommt es zu der Erfassung der Arbeitsleitung der einzelnen Mitarbeiter und daraus wird dann entweder die Abrechnung für Lohn oder das Gehalt erstellt.
Wenn jemand im Unternehmen neu angestellt wird oder als Arbeiter anfängt, wird zunächst der neue Mitarbeiter im Computersystem erfasst. Hierzu gehören die relevanten Daten, wie zum Beispiel die Anzahl der Kinder, der Familienstand, die Kinderfreibeträge, die Steuerklasse sowie die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Krankenkasse. Gleichzeitig erfolgt ebenfalls die Erfassung der betrieblichen Daten bei dem neuen Mitarbeiter. Dazu gehören zum Beispiel die Kostenstelle, die Personalnummer, die Einstufung in die Gehalts- und Lohnstufen des Tarifvertrages oder der betrieblichen Vereinbarung.
Desweiteren werden im Lohnbüro auch Daten, wie zum Beispiel die Abführungsbeträge der Lohnbestandteile an Bausparverträge oder an die private oder betriebliche Altersvorsorge oder, wenn Pfändungen vorhanden sind, die Höhe der Abgabe an die Gläubiger, erfasst.
Der interne Ablauf im Lohnbüro
Wenn dann die oben aufgeführten Daten von den Mitarbeitern im Lohnbüro hinterlegt sind, werden nochmals alle Unterlagen, die für den neuen Mitarbeiter vorhanden sind, überprüft. Wenn dann alles in Ordnung ist, wird für den neuen Mitarbeiter bei der für ihn zuständigen Krankenkasse eine Meldung abgeben, dass dieser neue Mitarbeiter im Unternehmen arbeitet.
In einem Rhythmus von 1 Monat werden dann in dem Lohnbüro der Gehalt und der Arbeitslohn berechnet. Dabei müssen dann die hier tätigen Mitarbeiter immer die aktuell gültigen gesetzlichen Verordnungen und Regelungen und die eventuell im Betrieb intern vorhandenen Änderungen kennen und auf deren aktuellen Grundlage die Abrechnungen erstellen. Wenn hier es dann zu Änderungen kommt, müssen diese dann, bevor die Abrechnung durchgeführt wird, mit einbezogen werden, damit es dann zu keinen Abrechnungen kommt, die fehlerhaft sind.
Abrechnungssoftware
In der Regel wird hier eine entsprechende Abrechnungssoftware für Lohn und Gehalt eingesetzt, welche dann auch auf die branchentypischen Anforderungen abgestimmt ist. Dadurch können dann die gesetzlichen Zuschläge sowie Abgaben und die vorhandenen betrieblichen Anforderungen in die Abrechnung mit einbezogen werden. In dieses Software-System müssen dann auch die vorhandenen Änderungen vor der Abrechnung eingepflegt werden. Dazu gehören die persönlichen Änderungen des Mitarbeiters sowie die neuesten gesetzlichen Veränderungen. Wenn dann alle Angaben ordnungsgemäß in die Lohnsoftware eingegeben sind, kann der eigentliche Rechnungsablauf durchgeführt werden.